En principe la rédaction du PV du CHSCT doit être effectuée par son secrétaire. Cependant, au regard parfois de la difficulté et de la longueur de cette tâche, il est possible de la confier à un prestataire extérieur.
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La sous-traitance de la rédaction du PV de réunion du CHSCT : une pratique admise
Rien n’interdit, au regard de la règlementation, de recourir à un prestataire extérieur pour rédiger le PV de réunion du CHSCT. La jurisprudence l’a d’ailleurs expressément admis concernant le recours du CHSCT à une sténodactylographe. Ainsi dans un arrêt du 7 janvier 1988, la Cour de cassation affirme que « le membre du comité qui est désigné comme secrétaire, et a à ce titre la responsabilité de l’établissement des procès-verbaux, peut se faire assister dans cette tâche par un salarié du comité avec l’accord majoritaire de cet organisme » (Cass. Soc., 7 janvier 1988, pourvoi n° 85-16.849).
En pratique, lorsque la rédaction du PV de réunion de CHSCT est sous-traitée par un prestataire extérieur, celui-ci soit rédigera le PV sur la base d’un enregistrement (pratique également admise par la jurisprudence) fourni par le CHSCT, soit se déplacera dans un premier temps pour assister à la réunion, prendra des notes ou enregistrera les débats, et procédera à la rédaction dans un second temps.
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Pourquoi sous-traiter la rédaction du PV de réunion du CHSCT ?
Le PV de réunion du CHSCT est un document important auquel les membres du comité pourront se référer à tout moment. En outre il est conservé dans l’entreprise et tenu à disposition de l’Inspecteur du travail, du médecin du travail, et des agents de services de prévention des organismes de Sécurité Sociale (C. trav, art. R.4614-4, alinéa 2). C’est pourquoi il est nécessaire que sa rédaction fasse l’objet du plus grand soin.
Par ailleurs, sauf en cas d’accord plus favorable, le temps passé à la rédaction du PV de réunion du CHST est imputé sur le crédit d’heures de délégation du secrétaire. En effet, l’article L.4614-6 du Code du travail prévoit expressément les situations dans lesquelles les heures de délégation ne seront pas déduites et le temps passé à la rédaction du PV n’en fait pas partie. Au regard de la durée en général assez longue de cette tâche il est fort probable que secrétaire aura à utiliser son temps personnel pour rédiger le PV, ce qui pourra être évité en sous-traitant l’activité.
En tout état de cause, le secrétaire reste le signataire et donc le responsable du contenu du PV de réunion du CHSCT.